Een maand of wat geleden ontving ik een bericht van iemand die als vrijwilligster heeft gewerkt bij de Fiom. Zij gaf aan dat zij in 2016 werd ingezet om foto’s van kinderen, uit waarschijnlijk de jaren ’70, te digitaliseren. Dit was nieuw voor mij en ik heb Fiom gevraagd om informatie hierover. Ik ontving de volgende reactie van Fiom:
Als organisatie, zoals u weet, gaan wij graag zorgvuldig om met historisch materiaal zoals foto’s, documenten en andere persoonlijke gegevens.
Wanneer beeldmateriaal wordt aangetroffen dat niet direct en aantoonbaar thuishoort in een individueel dossier, kiezen wij er bewust voor om dit niet op te nemen in cliëntdossiers, maar – waar mogelijk – over te dragen aan regionale archieven of te bewaren binnen daarvoor geschikte kaders.
Deze werkwijze is onderdeel van ons bredere beleid om:
- zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens;
- duurzaam om te gaan met historisch waardevol materiaal;
- en tegelijkertijd informatie toegankelijk te houden voor mensen met een afstammingsvraag.
In algemene zin kan uw organisatie in deze situatie verwijzen naar Fiom wanneer personen vermoeden dat zij op foto’s voorkomen. Indien van toepassing kunnen zij via de formele route van dossierinzage nagaan of er relevant materiaal beschikbaar is. Van het eerdergenoemde beeldmateriaal zijn slechts een beperkt aantal foto’s (negen stuks) identificeerbaar op individueel niveau.
Overige beelden zullen worden overgebracht naar een passende instelling in lijn met de uitkomsten van het onderzoek Vindplaatsen door Fiom. In overeenstemming met de privacywetgeving en ons beleid mogen wij geen persoonsgegevens of inhoudelijke informatie over dit materiaal verstrekken buiten de daarvoor bestemde procedures.
